Demande de congé payé : quel est le processus ?

L’été approche et vous trépignez d’impatience de partir à la plage, au camping ou de lancer les barbecues en famille ? Avant de préparer vos valises, il y a une formalité dont vous devez vous acquitter en tant que salarié : poser vos congés payés. Nous vous expliquons le calcul des congés payés, ses modalités, et comment faire sa demande de congés payés.

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Comment sont calculés les congés payés ?

Les congés payés sont un temps de repos, sous forme de jours de repos acquis pendant votre temps de travail. Le calcul des congés payés est proportionnel au temps effectif de travail : vous gagnez 2 jours et demi ouvrables par mois travaillé.
Il existe une période de référence pour le calcul des congés payés : du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Si vous avez travaillé toute la période de référence, vous avez acquis 5 semaines de congés payés (ou 30 jours ouvrables) !

Vous pouvez prendre vos congés payés à partir du moment où vous avez travaillé 1 mois consécutif durant la période de référence, quel que soit votre poste, votre type de contrat (CDD, CDI ou intérim) et votre ancienneté. Vous venez d’arriver dans l’entreprise ? Vous pouvez même prendre vos congés dès l’embauche si votre employeur a donné son accord. C’est pas beau ça ?!

Vous devez prendre au moins 12 jours ouvrables lorsque vous posez vos congés et vous ne pouvez pas poser plus de 24 jours ouvrables (4 semaines) en une seule fois. C’est ce qu’on appelle le congé principal.

Les règles de ce temps de repos peuvent être plus favorables selon votre contrat de travail, une convention collective, ou un accord d’entreprise ou de branche. Vous pourriez avoir droit à plus de congés payés également selon votre situation familiale. En effet, il est possible de dépasser le nombre de jours de congés maximum sous certaines conditions : si vous avez des contraintes géographiques ou s’il y a une personne handicapée ou une personne âgée en perte d’autonomie au sein de votre foyer. Renseignez-vous sur les modalités des congés payés dans votre entreprise !

En général, vous pouvez prendre vos congés toute l’année civile mais la période de congé doit obligatoirement comprendre la période légale du 1er mai au 31 octobre. En effet, le salarié a droit à un congé d’été durant cette période, et votre employeur n’a pas le droit de vous le refuser !
Dans certaines entreprises, la période des congés conventionnelle est définie par la convention collective, un accord d’entreprise ou tout simplement les usages en vigueur (des pratiques fixes validées par le CSE). C’est ce qu’on appelle des congés payés imposés.
Dans le cas où l’employeur vous impose de prendre des congés en dehors de la période fixée par l’entreprise, vous bénéficiez d’une compensation : c’est le congé de fractionnement.
Vous n’avez pas encore pris de congés cette année, car vous avez tendance à beaucoup (trop) travailler ? Vous êtes peut-être atteint du syndrôme de l’imposteur. Découvrez les solutions pour contrer ce mal qui touche beaucoup de salariés dans notre article.

À qui adresser ma demande de congés payés ?

C’est le service des ressources humaines qui s’occupe des demandes de congés payés. C’est à eux qu’il faut s’adresser pour connaître les modalités pour remplir votre formulaire de demande de congés et/ou la déposer par courrier ou par mail. Selon les pratiques de chaque entreprise, on peut aussi adresser sa demande de congé directement à son supérieur hiérarchique. Dans les petites entreprises, c’est souvent la manager qui validera votre demande de congés.

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Comment rédiger ma demande de congé ?

  • Vous pouvez faire votre demande de congés payés à tout moment. Pour cela, il vous suffit de trouver le formulaire de demande de congé payé sur l’intranet de l’entreprise ou dans l’espace dédié aux ressources humaines.
  • Indiquez la période que vous souhaitez poser et le type de congé : congé payé, RTT ou congé sans solde, puis adressez votre demande au service concerné.
  • Si la pratique est de l’adresser à votre manager, n’oubliez pas de le/la prévenir au préalable, et de lui préciser vos dates.

De nos jours, beaucoup d’entreprises utilisent un logiciel pour permettre aux employés de poser leurs jours de congés. Vous pouvez aussi avoir à rédiger une demande formelle, l’avantage est de conserver une trace écrite en cas de refus de votre employeur ou de relance à faire.

L’employeur est-il obligé d’accepter les congés payés ?

Malheureusement, non. Dans la plupart des cas, tout se passe bien. Mais lorsque vous posez vos congés, votre employeur n’est pas obligé d’accepter les dates que vous avez demandées. En effet, l’employeur peut décider de la durée des congés et de l’ordre de départ des salariés, tant qu’il respecte les règles du droit du travail.

L’employeur étudie les demandes de congés payés au cas par cas. Fixer un ordre de départ signifie donner priorité à certains salariés lorsque beaucoup de salariés veulent partir en même temps, cela pour que l’entreprise continue de bien fonctionner. Généralement, les critères sont : la situation familiale du salarié (enfants scolarisés, congés du conjoint, personne handicapée ou en perte d’autonomie dans le foyer, activité salariée éventuelle chez un autre employeur) et son ancienneté.

L’employeur peut invoquer par exemple un besoin de personnel à ces dates pour assurer le service ou une fermeture exceptionnelle de l’entreprise qui impose de prendre ses congés. Certaines circonstances exceptionnelles peuvent aussi être la raison d’un refus : les confinements liés au Coronavirus par exemple, le décès d’un salarié ou encore une commande exceptionnelle qui nécessite plus de travail.

Congés payés, les délais pour l’employeur
L’ordre des départs doit être communiqué à l’avance par votre employeur, au moins 1 mois avant la date de départ de l’employé. Il est tenu d’informer les salariés au moins 2 mois à l’avance de la période de prise de congés : par affichage ou par une note de service.
Vous avez à présent toutes les clés en main pour comprendre les congés payés et faire une demande de congés payés en bonne et due forme au sein de votre entreprise. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter un bon départ en vacances et d’en profiter au maximum !